PRESENTACION DE CUENTAS ANUALES EN EL REGISTRO

       1.- Presentación telemática:

       Para la presentación telemática se requiere:

1) Registrarse como usuario-abonado del servicio de consulta en Internet del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España a través de su página web.

2) Ser titular de la firma electrónica del Colegio Nacional de Registradores, o bien, de alguna de las siguientes, también autorizadas para la presentación:
.FNMT
.CatCert
.DNIe
.Consejo General de la Abogacía
.SCR
.ANCERT
.FirmaProfesional

3) Desde la página web del Colegio de Registradores https://www.registradores.org/documentacion-y-descargas/manuales-y-descargas y dependiendo del ejercicio al que correspondan las cuentas anuales a depositar, se podrán descargar e instalar los distintos programas D2 con los que podrá elaborar el/los fichero/s de las cuentas anuales correspondientes a cualquiera de los ejercicios que se pretendan presentar:
La elaboración de los citados ficheros también pueden realizarse a través de los programas contables que dispongan de tal utilidad.

4) Las presentaciones telemáticas de cuentas anuales pueden hacerse completas o mixtas, y a través del portal de presentación de la citada página web del colegio de registradores:

a) Presentación completa.
. Los presentantes de cuentas anuales, con su propia firma electrónica reconocida, podrán enviar el fichero que contenga los documentos de las cuentas anuales, al que se adjuntará escaneada en formato PDF la certificación de la Junta General donde fueron aprobadas dichas cuentas, en la que debe transcribirse la huella digital generada para el fichero presentado o acreditar que ésta se corresponde con la certificación de la huella digital que se acompaña, y la cual deberá estar previamente firmada por la/s persona/s con facultad certificante del órgano de administración de la sociedad. (Puede utilizarse para todas las presentaciones en que no sea necesaria la legitimación notarial de las firmas de quienes expiden la certificación, esto es, las expedidas en fecha posterior al 03/10/2011).-
. Los administradores que certifican con su propia firma electrónica reconocida pueden firmar y enviar telemáticamente, el fichero que contiene los documentos de las cuentas, así como el de la certificación de la Junta que aprobó las mismas.

b) Presentación mixta. Los presentantes, podrán enviar el fichero que contenga las cuentas anuales y los demás documentos que deban depositarse, y en el plazo máximo de quince días desde dicho envío deberá aportarse al Registro, en soporte papel, al menos, los siguientes documentos:
.La carpeta de presentación, que se podrá adquirir en el propio Registro por importe de 1,00 €
.La citada certificación relativa a la aprobación de las cuentas anuales presentadas
.La certificación de la huella digital generada por programa D2
.El acuse de recibo de dicha presentación telemática.-

5) Si las cuentas anuales son calificadas con defectos, deberán realizarse reentradas telemáticas de las cuentas anuales presentadas inicialmente por dicho procedimiento, una vez subsanados los defectos encontrados en la primera presentación; debe ser el propio usuario en la página web al hacer el reenvío, quien deberá consignar que se trata de una subsanación, haciendo constar el número de la entrada anterior en el Registro. En estos casos, deben aportarse al Registro los acuses de recibo de todas las entradas que se hayan producido para esas mismas cuentas anuales, y siempre que se traten de presentaciones mixtas.

6) La notificación de haberse efectuado correctamente el depósito de las cuentas anuales presentadas por esta vía, o bien, la notificación de los defectos observados en las mismas, se hará de forma telemática mediante el envío de un correo electrónico a la dirección consignada por el presentante en el propio fichero.-

--Tutorial para la presentación telemática de depósitos de cuentas anuales--

Para el soporte de los distintos programas D2, así como para cualquier duda sobre la presentación telemática, deben dirigirse al Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España, a través de los teléfonos 902201200 y 902734375, o bien, puede obtener ayuda e información en su página web https://www.registradores.org/documentacion-y-descargas/manuales-y-descargas. En cuanto a todo ello el Registro Mercantil de Sevilla no presta ningún tipo de soporte.-

2.- Presentación física en las oficinas del Registro:

La presentación física en este Registro, en cualquiera de los siguientes soportes, supondrá:

A) Que la documentación se presentará dentro de la Carpeta de Presentación junto a la Solicitud de Presentación (PR) POR DUPLICADO, que podrán descargarse junto a los impresos normalizados. La correcta cumplimentación de la solicitud está directamente relacionada con la efectividad de las comunicaciones que el Registro debe realizar con posterioridad a la presentación. La carpeta de presentación se podrá adquirir en el propio Registro, cuyo coste es de 1,00 €.

B) Que se deberá justificar documentalmente el abono previo de una provisión de fondos de 70,00 € por depósito de cuentas, que podrá hacerse efectivo a través de nuestro portal web en la sección "Pagos Online". Pueden hacerlo mediante tarjeta, con su propia cuenta bancaria (Inespay) o PayPal. También se admitirá el pago en efectivo o con tarjeta de crédito en el Registro en el momento de la presentación.

Puede optarse por la presentación en dos soportes distintos:

a) Soporte Digital.

- Desde la página web https://www.registradores.org/documentacion-y-descargas/manuales-y-descargas, y dependiendo del ejercicio al que correspondan las cuentas anuales a depositar, se podrá descargar e instalar los mismos programas antes indicados con los que podrá elaborar el/los fichero/s de las cuentas anuales correspondientes a cualquiera de los ejercicios que se pretendan presentar.

La elaboración de los citados ficheros también puede realizarse a través de los programas contables que dispongan de tal utilidad.>/p>

Junto al soporte informático que contenga dicho fichero de las cuentas a depositar, deberán presentarse los siguientes documentos:

-SOLICITUD DE PRESENTACIÓN (PR) POR DUPLICADO generada por el programa D2, debidamente cumplimentada y firmada por el presentante.

-Certificación de la Junta que aprobó las cuentas anuales que se presentan, y en la que obligatoriamente se deberá especificar la huella digital generada por dicho programa D2 o acreditar que ésta se corresponde con la certificación de la huella digital que se acompaña, y que se corresponda con la del fichero generado.

-Certificación de la huella digital generada por dicho programa D2 para el fichero contenido en el soporte informático presentado.-

b) Soporte Papel.

Los impresos normalizados para la presentación de las cuentas anuales, están disponibles en formato PDF en las páginas web del Colegio de Registradores: https://www.registradores.org/documentacion-y-descargas/manuales-y-descargas y del Ministerio de Justicia: https://www.mjusticia.gob.es/es/ciudadania/registros/propiedad-mercantiles/registro-mercantil#id_1215198095684

Quedan exentas de la obligación de presentar dichos documentos en modelos normalizados aquellas sociedades o empresarios que, de acuerdo con su legislación específica, deban formular sus cuentas con arreglo a sus propios modelos. En este caso, deberá constar en la certificación de aprobación de cuentas el motivo concreto por el que no se utilizan los modelos normalizados.

La utilización de unos modelos u otros (Normal, Abreviado y Pymes), así como la obligatoriedad de la presentación del informe de gestión, auditoría y del estado de flujos de efectivo vienen determinados por las circunstancias que muestra la siguiente tabla:

Notas:

1. Para subsanar presentaciones de depósitos de cuentas anuales calificados con defectos se requerirá la cumplimentación del FORMULARIO creado al efecto que deberá presentarse junto a la documentación requerida.
2. En el caso de que una sociedad tenga la obligación de consolidar cuentas, deberá realizar dos presentaciones, una referida a sus cuentas individuales y otra para su grupo consolidado.
3. Una vez depositadas las cuentas correctamente, recibirá un correo electrónico con un enlace a nuestra plataforma de Gestión de Pagos de Facturas y Documentos, donde podrá solicitar la devolución de la diferencia entre la provisión ingresada y los honorarios registrales aplicados.

Para cualquier consulta relacionada con la presentación de los depósitos de cuentas anuales, puede contactar con nosotros a través del correo sevilla.cuentas@registromercantil.org.

DOCUMENTOS A DEPOSITAR EN EL REGISTRO

-  DATOS GENERALES DE IDENTIFICACIÓN E INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (necesario a partir del ejercicio 2016). Entre otros, en este documento debe indicar el CNAE que le corresponde a la entidad. Puede consultarlo en el listado siguiente: CNAE
-  DECLARACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL TITULAR REAL (necesario a partir del ejercicio 2017, que deberá ser actualizado en los ejercicios 2021 y sucesivos, con independencia de si han existido o no modificaciones). Dicha declaración debe ser cumplimentada según las normas establecidas en la Directiva (UE) 2015/849 del Parlamento Europeo y del Consejo de 20 de mayo de 2015, relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. El Colegio de Registradores tiene a su disposición material didáctico para aclarar las diferentes situaciones que puedan existir en el siguiente enlace https://www.registradores.org/documentacion-y-descargas/manuales-y-descargas.
-  CERTIFICACIÓN DEL ACUERDO DEL ÓRGANO SOCIAL competente que contenga el acuerdo de aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado, expresando bajo fe del certificante que las cuentas y el informe de gestión están firmados por todos los administradores. No será necesaria la legitimación notarial de las firmas que autorizan la certificación, conforme a lo dispuesto en la Ley 25/2011. A continuación, podrán descargar modelos de certificaciones, que se podrán utilizar siempre y cuando las circunstancias de la Junta coincidan con las expuestas.
MODELO I UNIVERSAL
MODELO II CONVOCADA CARTA
MODELO III CONVOCADA PUBLICACIONES
MODELO IV CONVOCADA WEB
Las personas hábiles para expedir la certificación del acta de la Junta son el administrador único o cualquiera de los solidarios, los administradores con poder de representación, en caso de administración conjunta, el secretario, o vicesecretario, con el visto bueno del presidente, o vicepresidente, en caso de consejo de administración, y el liquidador o liquidadores. En el caso de Sociedades Unipersonales, además del órgano de administración en la forma expuesta anteriormente, el socio único. Todos los anteriores deben tener su cargo vigente e inscrito en la fecha de la expedición de la certificación. En ningún caso tendrán facultad para certificar consejeros delegados, apoderados, gerentes, directores generales u otros cargos de la sociedad aun estando inscritos o vigentes. La Certificación deberá contener en todo caso:
   a) Nombre del/los certificante/s.
   b) Cargo que ostenta.
   c) Denominación de la entidad que consta en sus respectivos estatutos.
   d) Fecha y lugar de celebración de la Junta.
   e) Especificación del carácter de la Junta (Universal o Convocada).
   f) En caso de Junta convocada, habrá que indicar las publicaciones en el BORME y en el diario en el que conste(n) la(s) convocatoria(s), acompañado de los anuncios publicados. En el caso de Sociedades Limitadas habrá que indicar el medio por el que se convocó, que deberá coincidir con el que expresan los Estatutos, haciendo constar, en su caso, el día en que se remitió el anuncio al último socio.
   g) El plazo que medie entre la convocatoria y la celebración de la Junta no puede ser inferior a 15 días en el caso de Sociedad Limitada, y un mes, en el caso de Sociedades Anónimas.
   h) Para el caso de las Sociedades Anónimas, se indicará si se celebró en primera convocatoria o, por el contrario, si fue en segunda.
   i) Constancia del Quorum de asistencia, identificando a los socios presentes y representados, y el porcentaje del capital social suscrito con derecho a voto.
   j) Indicación de los acuerdos adoptados (aprobación de las cuentas anuales y aplicación de resultados).
   k) Indicación del ejercicio económico y del día de su cierre.
   l) Debe hacerse constar el acuerdo de aplicación y no sólo si ha habido ganancias. En caso de pérdidas, el resultado negativo se aplicará para compensarse con futuros beneficios, y en caso de ganancias, su distribución.
   m) En los casos en que las cuentas se formulen de modo abreviado o abreviado para PYMES se deberán indicar las causas, pudiéndose expresar de la siguiente forma: “La sociedad puede formular las cuentas de forma abreviada (o abreviada para PYMES) y no está obligada a someter sus cuentas a verificación de auditor, ni a elaborar el informe de gestión ni el estado de flujos de efectivo de conformidad con los artículos 257, 258, 261 y 263 de T.R. de la Ley de Sociedades de Capital”.
   n) Constancia de que las cuentas anuales y del informe de gestión, en su caso, fueron firmados en el momento de la formulación por todos los Administradores vigentes en la fecha. Si ello no hubiese sucedido por cualquier circunstancia, se expresará en la certificación bajo fe del certificante con expresa indicación de la causa.
   o) Constancia de que las cuentas anuales que se presentan a depósito coinciden con las auditadas, en su caso.
   p) Fechas y lugar de expedición de la certificación.
   q) No será necesaria la legitimación notarial de las firmas que autorizan la certificación
   r) En el caso de presentación física deberán venir firmadas las certificaciones autógrafamente.
-  BALANCE DE SITUACIÓN.
-  CUENTAS DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS.
-  MEMORIA.
-  INFORMACIÓN MEDIO AMBIENTAL.
-  ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO, en su caso.
-  DOCUMENTO DE INFORMACIÓN SOBRE ACCIONES/PARTICIPACIONES PROPIAS.
-  INFORME DE AUDITORÍA, en su caso.
-  INFORME DE GESTIÓN, en su caso.
-  ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO, en su caso.
-  ANUNCIOS DE CONVOCATORIA DE LA JUNTA GENERAL, en su caso.
-  SERVICIOS A TERCEROS, cuando la entidad se encuentra inscrita en el Registro de Prestadores de Servicios a Sociedades y Fideicomisos.
-  CERTIFICADO CAPITAL SUSCRITO (SIMCAV), en su caso.
-  HOJA COVID-19 (exigibles para los ejercicios 2020 y 2021).
-  Otros documentos.

A su disposición le ofrecemos una serie de PREGUNTAS FRECUENTES que le pueden aclarar conceptos.